URI Dining Services Alcohol Procedures for Catered Services 

URI Dining Services Alcohol Procedures for Catered Services 

URI Dining Services will offer alcohol service to the campus community through our Catering Department within the terms and conditions outlined below. 

1. Customer Base 

a. Any URI organization, department, or outside group holding a catered event on campus in which students are not in attendance may request  to purchase beer and wine for their guests. The catered event must  include a minimum food purchase based on the number of guests and  amount of alcohol requested.

b. Any URI organization, department, or outside group holding a catered  event on campus in which students are not in attendance may request  a cash bar service, consisting of beer and wine, in which payment for  alcohol is made individually by each guest. The catered event must  include a minimum food purchase based on the number of guests and  amount of alcohol requested.

2. Customer Ordering Procedure 

a. All orders for alcohol will be placed through our Catering Department.  Orders must be received at least 72 hours prior to the event.

b. Approval of funding source for an alcohol order must be verified forany URI organization or department. Compliance of the state of Rhode  Island Account and Control Policy A‐36 will be enforced.

c. All orders for alcohol in a Ryan Center suite will be stocked in a  refrigerator located in the suite. The alcoholic beverages must be  served by an attendant. Client will be billed based on amount of  alcohol ordered for the event. Any product not consumed would  remain the property of Dining Services. In suites beer is charged by  packages of six and individual wine is priced by the four‐pack. A cash  bar is not available in the suite.

d. All orders for alcohol at events in which the client is paying for the  alcohol or when a cash bar is utilized, beer is priced by the bottle or  can and wine is priced by the glass. Clients will be billed based on the  guaranteed count. Any product not consumed would remain the  property of Dining Services

e. No cash bar service order can be taken for an event with less than 25  guests in attendance.

f. All orders for a cash bar service, consisting of beer and wine, will require a per person bar setup fee based on guaranteed head count and $50 per bartender at each event.

g. Pricing for beer and wine at a cash bar service will be modified to  include taxes and administrative fees.

3. Procurement and Inventory of Alcohol for all events 

a. All alcohol for events will be purchased by URI Dining Services at a  Class A retail establishment located in the State of Rhode Island that  has been authorized by the URI Purchasing Department as an  authorized vendor.

b. Alcohol will be purchased on a weekly basis for events taking place  within 10 days to minimize alcohol inventory on the premises.  Existing inventory of alcohol will be considered before additional  product is procured.

c. All alcohol purchased for the client will be secured in a locked room  designed exclusively to warehouse alcohol until day of the event. Only  designated catering supervisors will have access. Inventory records of  all alcohol will be maintained daily by a Dining Services supervisor  who is not associated with the delivery, disbursement, or receiving of  leftover alcohol to the secured location. Any discrepancies will be  reported to the Catering manager.

d. The catering supervisor must initiate a four‐part issue requisition  when alcohol is removed from the secured inventory location for the  event. The white copy remains in the secured location. The yellow  copy must accompany the supervisor during the delivery. At which  point the alcohol is delivered to the remote site, the catering employee responsible for the service of the alcohol (certified in the  ServeSafe Alcohol program) must receive the shipment and reconcile  that the inventory is accurate.

e. At the end of the event, all alcohol must be removed from the event  premises. The ServeSafe certified employee conducts an ending  inventory and reports results on the issue requisition notating the  volume of alcohol in any opened containers, if applicable. The  requisition must accompany alcohol back to the secured location by  another catering employee who will approve inventory of the product.

4. Cash Handling Procedures for Cash Bars 

a. Catering supervisor will sign out cash bank from safe and setup register at cash bar. Cash will be delivered in a locked deposit bag.

b. Bartender must count and verify cash bank prior to the event.

c. At the end of the event the register must be Z’d out by the catering  supervisor. All funds must be counted by the bartender and the  catering supervisor and reported properly on deposit slip.  d. Locked deposit bag is delivered to the safe.

e. Dining Services fiscal clerk will reconcile cash deposit with alcohol  inventory. Any discrepancies will be reported to the Catering  manager.

5. Monitoring Service of Alcohol 

a. Catering will provide an appropriate level of service employees and  supervisors who are certified in Alcohol Server Training at any event  where sales or service of alcohol takes place. The event will be  monitored by our staff for compliance to all safe service practices and  laws specific to the Rhode Island State Liquor Authority. Alcohol may  only be served for no more than a five‐hour period per event and no  more than two drinks may be served to an individual at one time.

b.  All alcohol served during suite service, the Alumni Room, or other  specified area in the Ryan Center during a football or basketball game  cannot begin earlier than one hour before the game begins and service  must end at the beginning of the second half of the game. Both Dining  Services employees and Ryan Center Event staff will monitor all areas  for compliance to all safe service practices and laws specific to the  Rhode Island State Liquor Authority.

Think Big We Do

Copyright © 2018 University of Rhode Island.